품의서 양식 및 품의서 작성법 궁금하시면 클릭하세요

2023년 전반기가 시작되면서인지 요즘 채용 공고가 많이 나옵니다.
그래서 구직에 성공하신 신입 직원 분들이 많으실텐데요.

회사 생활을 하다 보면 생전 처음 들어보는 용어가 종종 등장합니다.
그중 품의서라는 단어를 처음 들어보시는 분들이 계실 것입니다.

품의서는 구매결의서, 지출결의서, 지출품의서, 기안서 등과 비슷한 용어입니다.

회사마다 다르겠지만 보통 상부에 무언가를 건의할 때 품의서를 작성 및 제출해서 결재를 재가 받아야 됩니다.

아래 글에는 품의서가 무엇인지, 어떻게 작성하는지에 대한 예시를 말씀 드리겠습니다.

○  품의서가 무엇인가요?

품의서는 여쭐 품, 의논할 의, 글 서로 조합된 단어입니다.
이는 직원이 임원 등의 결재권자에게 크고 작은 사안에 대한 승인을 받을 때 제출해야 되는 서류입니다.

결재권자에게 상신서를 제출할 생각이 없었을지라도
어느 장비를, 물건을, 인력을 구하려 한다고 상부에 청탁했을 때

품의서를 제출하라고 들으셨을 수 있습니다.

이 품의서는 하나의 업무 기록으로써 작용됩니다.
기업의 자금이나 인력이 어느 곳에 사용되었는지 품의 번호를 통해 명확하게 파악할 수 있기 때문입니다.

그리고 품의서는 작성한 담당자, 재가한 결재자가 명확히 구분됩니다.
왜냐하면 품의서에는 관련자의 서명 또는 직인이 들어가기 때문입니다.

그렇기 때문에 법적 효력이 있으며 중요한 사안이 발생했을 시 과거 재가받아진 품의서가 검토될 수도 있습니다.

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○  품의서는 어떤 모습인가요?

아래 인터넷에서 흔히 찾아볼 수 있는 품의서 이미지를 준비해뒀습니다.

품의서는 기업의 로고, 부서, 결재란, 내용, 금액 등이 기재됩니다.

따라서 타인이나 타 업체에서 품의서만 보더라도
해당 기업의 담당자가 무슨 목적으로 어느 장비나 인력을 구비했는지 파악할 수 있습니다.

그럼 흔한 품의서 양식을 살펴보겠습니다.

* 로고
- 좌측 상단에 기업의 로고가 삽입됩니다.

* 서류명
- 서류명에는 품의서 관련 단어가 기재됩니다.
- 해당 서류명에는 품의서, 자금결재 품의서, 장비구매 품의서, 지출결의서, 결의서 등 다양한 용어가 혼용되기도 합니다.

* 결재란
- 결재란에는 품의서를 작성한 담장자의 서명 또는 직인이 있어야 됩니다.
- 임원진, 선임급, 사장 등 상부의 서명 또는 직인 역시 날인되어 있어야 됩니다.

* 품의번호
- 해당 품의서의 일련번호를 작성해야 되며 이는 기업마다 기재 방식이 상이합니다.
- 보통 품의서 결재 년도와 당년에 재가된 품의서 순번 등이 조합된 방식입니다.

* 기안자
- 품의서를 제출한 본인의 소속, 성함, 직위 등을 작성해야 됩니다.

* 협의부서
- 품의서 재가의 권한이 있는 부서 등 관련되어 있는 부서명을 작성해야 됩니다.

* 품의일자
- 해당 품의서가 작성된 날짜 또는 재가 받은 날짜가 입력되어야 됩니다.

* 내용
- 해당 품의서에 대한 내용이 몇 개의 단어로 요약되어 기재되어야 됩니다.

* 품의 상세 내용
- 담당자가 희망하는 품의가 무엇인지 상세하게 작성되는 란입니다.
- 육하원칙 기반 하에 기재하는 것이 원칙이며 결재자가 이해할 수 있을 정도 난이도의 용어 혹은 말투로 작성되어야 합니다.
- 결재자가 이해하지 못하면 품의를 재차 반복해야 될수도 있습니다.

* 내용
- 해당 품의서에 대한 내용에 대해 어느정도 요약된 문장이 있어야 됩니다.

* 금액
- 품의 관련 금액이 작성되어야 합니다.

* 첨부
- 첨부문서로 활용될만한 자료가 함께 제시된다면 이 부분에 입력하시면 됩니다.
- 첨부문서에는 견적서, 결의서, 통장사본, 장비 사용 계획서, 물품 구매 페이지 등이 있을 수 있습니다.

* 비고
- 기타 품의서 관련하여 부가적인 설명이 필요할 경우 작성합니다.

* 내역, 단가, 수량, 금액, 총액
- 물품 구매 관련되었을 경우 명확하게 해당 금액이 작성되어야 하는 란입니다.

품의서 양식 중 구글에서 흔히 볼 수 있는 양식

한 편 문서를 상부에 보고할 경우 결재가 맞을까요? 결제가 맞을까요?
아래 글에 우리가 자주 헷갈리는 한글의 맞춤법과 띄어쓰기에 대한 내용이 잘 정리되어 있습니다.

자주 헷갈리는 한글 맞춤법과 띄어쓰기 모음 핵심만 총정리

 

○ 품의서의 적정 문서량은 어느정도인가요?

이는 각 기업, 부서, 프로젝트, 장비, 물건 등에 따라 상이합니다.

기준이라고 한다면 재가자가 원하는 문서량 정도가 되겠습니다.

품의서에는 품의할 내용에 대한 전반적인 요약이라면
상세한 내용은 첨부문서로 등록하는 방법도 있겠죠.

모쪼록 훌륭한 일잘러가 되시길 희망합니다.

직위, 직급, 직책의 뜻과 차이로 알아보는 나의 사회적 위치